Etter at du har logget deg inn på administrasjonsområdet (se kap. 1.4), kommer du til en tilsvarende side (se bilde under) for din kommune eller virksomhet:

Administrasjonsområdet er et verktøy for administrasjon av innhold i arkivplanen.

Venstremenyen fungerer på samme måte som en vanlif filutforsker. I hovedfeltet finner du i tillegg til visning av valgte objekt også informasjon om hvem som sist endret objektet og når det var endret, en "smulesti" som viser hvor objektet ligger, en liste over underelementer samt knapper med ulike funksjoner.

Her kan du i utgangspunktet legge til, redigere, kopiere og slette dokumenter og mapper. Hvilke endringer du kan gjøre er bestemt av hvilken rolle du har. (Se Appendix C om roller).

Verktøykassa inneholder en del nyttige funksjoner. Noen av funksjonene krever egen tilgang. Disse vil ikke vises/fungere dersom du ikke har den nødvendige tilgangen.

Denne linken lar deg vise og skjule innholdet i verktøykassa, slik at du kan bruke mer av venstre kolonne til navigering i planen.

(Denne funksjonen er kun tilgjengelig for utvalgte brukere.)

Denne funksjonen viser en liste over kommunene en KAI-bruker har tilgang til. Ved å trykke på hver enkelt kommune vil denne utvides og vise en liste over endrede noder i valgte periode.

Denne knappen tar deg til fremsiden av den planen du er inne i.

Dette er en snarvei til hjelpefunksjonene på arkivplan.no. Her vil du finne svar på de vanliste spørsmålene, samt en online brukermanual (den du leser nå). Du finner også informasjon om hvordan du kan kontakte support dersom du skulle ha tekniske problemer.

Mine utkast er ei liste over dokumenter du holder på å redigere men som ikke er publiserte enda. Disse er det bare du som kan se. Vær oppmerksom på at det kan ligge publiserte versjoner av disse dokumentene som da vil være synlige for andre. Fra denne lista kan du åpne utkastene i redigeringsmodus for å jobbe videre med dem, eller du kan slette dem.

Denne produserer en XML-versjon av den noden du står på og eventuelle undernoder.

Denne lager en PDF av noden du står på og eventuelle undernoder. PDF-fila blir generert på serveren, og den vil bli sendt til deg når den er klar. Skulle du ønske at fila sendes til flere mottakere kan du legge inn flere e-postadresser separert med komma.

Normalt vil du motta filen innen ca 15 minutter, men dersom det er stor pågang kan det ta lenger tid. Skulle det oppstå et problem med generering av fila vil du normalt motta en e-post med melding om at filen ikke kunne genererers.

Dersom du ikke har mottatt e-posten innen rimelig tid må du sjekke om den kan ligger i spamfolderen din, evt. høre med IT-avdelingen om de har stoppet den i et grovfilter på mailserveren.

(Denne funksjonen er kun tilgjengelig for utvalgte brukere.)

Denne gir en liste over brukere. Det er foreløpig ikke åpnet for opprettelse av brukere. Ekssiterende brukere kan redigeres og evt. fjernes ved behov.

En liste over de ti sist oppdaterte nodene i systemet. NB! Det er de ti siste endringene på tvers av alle planer (som brukeren har tilgang til) som listes opp her.

Ved spesielle hendelser etc. kan Arkivplan.no publisere systemvarsler. Disse vil du få opp i denne lista. Du kan kvittere dem ut ved å trykke "Fjern", og de vil da fjernes permanent fra lista.

Øverst i høyre hjørne (se rød ring i skjermbilde over) er det en knapp for utskriftsvennlig versjon av arkivplanen. Trykk på ikonet og den utskriftsvennlige versjonen åpner i eget vindu. Velg så skriv ut... knappen i nettleseren på vanlig måte.

Den utskriftsvennlige versjonen som åpner seg i nytt vindu egner seg også godt til eksport til MS Word eller OpenOffice. Trykk CTRL+A og så CTRL+C, for så å åpne Nytt dokument i MS Word og trykk CTRL+V.

For utskrift av deler av arkivplanen se kap 5.1 PDF-eksport.

MERK ! Denne funksjonen skriver kun ut hele arkivplanen, og utskriftsikonet finnes derfor bare på startsiden i administrator.

På venstre side i skjermbildet er det en meny som viser de to øverste nivåene (se bilde over) i dokumentstrukturen i arkivplanen. I det øverste nivået er antall kapitler (5) fast, det vil si at du ikke kan legge til eller slette kapitler her, men du kan endre kapitlenes tittel. Dette gjør du ved å klikke på kapitlet du ønsker å endre tittelen på, og deretter klikker du på ”Rediger denne mappen”. Betegnelsen ”Mappe” vil i dokumentstrukturen brukes om både kapittel og underkapittel.

Klikker du deg inn på en av mappene i menyen til venstre, vil du i høyre del av skjermbildet få opp en oversikt over mapper og dokumenter i nivået under den mappen du klikket på. Nivåene i dokumentstrukturen bygges ved å opprette mapper under mapper. Hvert nivå i dokumentstrukturen kan inneholde både mapper og dokumenter. Mapper opprettes ved å klikke ”Ny mappe”. For redigering av mapper, se kap. 3.4.

Når du klikker deg inn i en mappe, får du se en liste over dokumentene og mappene i mappen som vist på bildet nedenfor. Forklaring til kolonnene finner du nedenfor bildet.

Fjern/Slett gjøres ved å krysse av ”checkboksene” lengst til venstre, etterfulgt av knappen ”Fjern valgte”. Navn viser navnet på mappen eller dokumentet. Du kan opprette mapper og dokumenter på nesten alle nivå. Dette gjør det enklere å finne fram i arkivplanen.

Ved å trykke på dokumentnavnet får man opp forhåndvisning av dokumentet eller innholdet i mappen. Synlighet viser om mappen eller dokumentet er satt som Synlig eller Skjult. Ved å trykke på SKJUL eller VIS vil man henholdsvis Skjule eller Vise mappen eller dokumentet. "Endret av" viser hvilken bruker som sist gjorde endringer i mappen eller dokumentet.

Endringstidspunkt viser dato og klokkeslett for når denne mappen eller dokumentet sist er endret.

Prioritet viser hvilken rekkefølge mappene eller dokumentene er ordnet etter. Du kan sortere rekkefølgen ved å legge inn prioritet. 0 har høyest prioritet og blir plassert først, så følger 1,2,3 osv. Når du har endret prioritet, må du trykke Oppdater prioriteter.

Sortering viser 2 rullgardiner, den første som definerer hvilken variabel man ønsker å sortere etter.
(Prioritet eller endringstidspunkt er mest vanlig). Den andre rullgardinene definerer om man vil sortere økende eller minkende. Trykk Sett for å iverksette endring av valgt sortering.

De tre funksjonene lengst til høyre gir deg mulighetene til å kopiere, flytte eller redigere eksisterende dokumenter eller mapper. Mer informasjon om dette følger i de neste kapitlene.

Ønsker du å slette hele arkivplanen for din kommune/virksomhet, må du kontakte Arkivplan.no.

Står du i en oversikt over mapper eller dokumenter (for eksempel forrige figur), har du en kolonne som heter ”Rediger”. For hver mappe eller dokument er det et symbol som ser slik ut:

Klikker du på dette, kan du redigere mappen eller dokumentet.

Bildet nedenfor viser et dokument i redigeringsmodus:

De tre nederste knappene finner du igjen i alle dokumenter og mapper når de er i redigeringsmodus.

Send til publisering gjør at arkivplanen blir oppdatert med de endringene du har gjort.

Lagre utkast bruker du som en midlertidig lagring av en tekst under arbeid. Dette utkastet vil automatisk bli åpnet neste gang du åpner noden for redigering.

Forkast betyr at du avslutter redigeringen av den teksten som du arbeider med. Teksten forblir slik den var sist den ble lagret.

Editor er en del av redigeringsområdet (se kap. 3.4) og er et verktøy for redigering av tekst.

Valg av overskrifter

Merk den teksten du ønsker å bruke som overskrift, velg så blant de forhåndsdefinerte overskriftene (heading) i denne rullegardinen. OBS! ikke sett inn bilder i overskrift, de vil da ikke vises.

Fet skrift B, Kursiv skrift I, understreking

, Senket skrift X₂ og hevet skrift X²
Marker teksten du vil endre skriftstil på, og trykk på ønsket skriftstil.

Tekstflyt
Det finnes fire varianter av tekstflyt. Disse er (fravenstre mot høyre i menyen): Venstrejustert, sentrert, høyrejustert og sentrert med utfylling. Sistnevnte vil la teksten flyte helt ut til venstre og høyre, slik det er vanlig i f.eks. avisartikler.

Unumererte og numererte lister
Disse lager henholdsvis punktlister og numererte lister.

Innrykk og tilbakerykk
Disse lar deg gjøre innrykk i tekst og lister.

Angre

og Gjør om Angre

fjerner siste endring i teksten. For å angre mer enn siste endring, trykker du flere ganger. Dersom du har slettet flere endringer enn du
ønsket, trykker du Gjør om.

Link

, Fjern link

og Anker

Link brukes til å legge inn hyperlink på tekst og bilder. Fjern link tar bort hyperlinker. Anker brukes til å legge inn "ankerpunkt" som man kan linke til internt på sida. Dette lar brukeren "hoppe" til et punkt menger nede på sida.

Bilde

Bilde-symbolet lar deg legge inn et bilde i teksten. Du kan velge skalering til en del forhondsbestemte størrelser, eller du kan velge original størrelse på bildet.

Tabeller

Tabeller kan brukes for å få bedre orden på innholdet i dokumentet (Se kap. 3.3.3).

Fullskjermvisning

Symbolet åpner editoren i full skjerm for å vise mer av teksten.

Hjelp

Ved å trykke på Hjelp-knappen får du opp en enkel hjelpefol for hva de ulike knappene er til.

Skru av editor

Ved å skru av editoren får du tilgang til å redigere koden direkte. Denne funksjonen anbefales bare for viderekommede. Under tekstfeltet vil du se en knapp for å slå editoren på igjen.

Når du lager et dokument har du også mulighet til å legge inn bilder og filer i dokumentet. Til
høyre i redigeringsområdet (se kap.3.3) er det et felt som heter ”Tilhørende objekter”. Her
vises en liste over de bildene og filene som er lagt til i dokumentet.

Velg

i editoren (se kap.3.5.2). Følgende bilde kommer opp:

Relaterte bilder viser en liste over bilder osm allerede er i bruk i dokumenet/mappa du redigerer. Lista kan være tom.

Klikk på "Browse"/"Bla gjennom" og finn bildet du ønsker å sette inn. Gi bildet et navn (for å kunne identifisere det i bildebiblioteket seinere) og evt. en alternativ tekst. Velg så "Last opp lokal fil". La plassering stå uendret på "Automatisk".

Du vil deretter få en forhåndsvisning av bildet du har lastet opp, og du vil kunne velge størrelse på bildet:

Listen over forhåndsdefinerte størrelse kan variere fra illustrasjonen. Original viser bildet i den opprinnelige størrelsen. NB! Dersom fila har for høy oppløsning kan designet brytes når du lagrer sida (Bildet kan gå utenfor definert område). For å rette på dette må du enten laste opp et mindre bilde, eller velge en av de definerte størrelsene for å automatisk skalere bildet.

Trykk OK når du er ferdig.

Følg samme fremgangsmåte som for bilder. Filen vil vises med .doc, .pdf, .xls eller .ppt ikon.

Tips:

Dersom dere planlegger å eksportere planen til PDF er det p.t. nødvendig å gjøre noen ekstra grep for at filvedleggene skal kunne lastes ned direkte fra PDF'en:

• Legg først inn filene i dokumentet på vanlig måte og publiser det.
• Åpne sida som inneholder filvedleggene i frontend: http://KOMMUNENAVN.arkivplan.no/content/view/full/123
• Høyreklikk på linken som ligger der, og velg kopier lenke (eller tilsvarende), i dette tilfellet får du noe a'la http://KOMMUNENAVN.arkivplan.no/content/download/123/5037/file/Rutine%20for%20behandling%20av%20saker%20p%C3%A5%20personalomr%C3%A5det,%20herunder%20tilsettingssaker.docx
• åpne samme side i redigeringsmodus i admin: http://admin.KOMMUNENAVN.arkivplan.no/content/view/full/123 og trykk rediger
• Finn stedet der fila ligger, og skriv inn navn på fila, eller annen tekst som skal være klikkbar for nedlasting.
• Marker teksten som skal bli klikkbar, og klikk på link-symbolet. Velg herf=http, og lim inn linken (http://KOMMUNENAVN.arkivplan.no/content/download/123/5037/file/Rutine%20for%20behandling%20av%20saker%20p%C3%A5%20personalomr%C3%A5det,%20herunder%20tilsettingssaker.docx) i felt nr 2 fra toppen.
• Publiser dokumentet.

Hyperlink brukes til å lenke fra dokumentet til andre internettadresser eller til andre deler av egen arkivplanen. Hyperlink til andre internettadresser er forklart i figuren nedenfor:

Marker teksten du ønsker å lage link av og trykk på

. Følgende bilde kommer opp:

Det anbefales å kopiere adressen til internettsiden du ønsker å linke til ved å merkeinternettadressen i adressefeltet (på internettsiden) og lime denne inn i felt nr to i Href.

Ved å sette Mål-feltet til "New window (_blank)" åpnes lenken i et nytt vindu. Gjøres ikke dette vil lenken ta over gjeldende vindu når brukeren klikker på den.

Hyperlink til andre deler av arkivplanen gjøres på samme måte som i figuren ovenfor.. Alle deler av arkivplanen har en egen adresse (URL). For å lenke kopierer du inn riktig adresse i feltet Href. Husk at du må hente adressen fra Leseområdet (jf. kap. 1.3). Åpne en ny fane og hent inn siden du vil lenke til, gå til visning i front og kopier adressen på siden.

Anker brukes til å sette link til tekst i samme dokument, slik at bruker kan hoppe til et punkt på sida ved å trykke på en link et annet sted, f.eks. i en innholdsfortegnelse.

Gå til punktet i dokumentet du vil sette inn et anker. Klikk på

Du får opp følgende dialogboks:

Gi ankeret et navn og trykk OK. Noter deg navnet på ankeret - du vil trenge det i neste steg.

Merk teksten du vil gjøre om til link og klikk på

. Følgende bilde kommer opp:

Under Href velger du Anchor og skriver inn navnet du ga ankeret etter # tegnet. Husk hva du kalte det.
Skriv det gjerne ned!
Trykk OK

Bruk av tabeller til å ordne tekst og bilder i dokumentet er beskrevet nedenfor:

Den samme siden i Administratorområdet (jf. kap 1.3) ser slik ut:

Slik setter du inn tabell: Plasser markøren i editoren, og trykk på

Følgende vindu kommer opp:

Nå kan man velge størrelse på tabellen ved å føre musepekeren i rutene for Størrelse eller skrive inn antall kolonner og rader.
Bredden på tabellen angis i forhold til siden.
Rammetykkelsen angis i pixler, man skiver inn en tall; 1 holder for å vise tabellen. Jo høyere tall jo mer skygge legges på tabellen.

For å redigere i tabellen etter at den er satt inn på siden klikker man på selve tabellen og en sti vises under redigeringsbildet:

Klikk på ”table” for å redigere bredde og rammetykkelse.

Ønsker du at et dokument eller en mappe skal ligge to eller flere plasser i arkivplanen, bruker du ”Kopier” funksjonen. Klikk på ikonet for kopiering

ved siden av det dokumentet eller den mappen du ønsker å kopiere. Da får du opp følgende side:

Bla deg lenger opp i dokumentstrukturen ved å trykke på

, bla deg nedover i dokumentstrukturen ved å trykke på + tegnet foran den respektive mappe. Når du har funnet den ønskede plasseringen for det kopierte dokumentet, velg mappen ved å merke av ”radioknappen” til venstre for respektiv mappe, avslutt med OK. MERK at kopier funksjonen kun tar med seg selve mappen, den tar ikke med seg dokumenter som ligger i mappen.

Dette kan løses ved først å flytte dokumentet/ene til ønsket sted for deretter å flytte mappa. Eventuelt lage ny mappe. Etterpå kan man flytte dokumentet/ene inn i mappa.

Ønsker du å flytte et dokument (eller mappe) fra en plass i arkivplanen til en annen, bruker du funksjonaliteten ”Flytt”. MERK at ved bruk av flyttfunksjonen på mapper, så tar du også med deg undermapper og dokumenter, som ligger i mappen.

Klikk på ikonet for ”Flytt”

På samme måte som for kopier funksjonen, velger du ny plassering for mappen eller dokumentet. Se forklaring under pkt "3.5.2.1 Kopier".

I Arkivplan.no har du mulighet for å opprette kontroller for aktiviteter. Kontrollene fungerer som påminnelser om aktiviteter som skal utføres, og sendes via e-post. Muligheten for å opprette kontroller finner du under ”Kvalitetssikring” i kapitlet ”Rutiner”.

Oppbygging av en kontroll:
Navn er tittelen på kontrollen (for eksempel: ”Utfør restansekontroll”). Rutine kan være navnet på en tilhørende rutiner knyttet til kontrollen. Fra dato angir dato for første gang kontrollen skal gjennomføres. Til dato angir siste gang kontrollen skal gjennomføres Intervall angir frekvens for hvor ofte kontrollen skal gjennomføres. Send varsel angir hvor mange dager før kontrollen skal være utført, man ønsker å få varsling tilsendt pr. e-post. Ansvarlig er navnet på den som er ansvarlig for at kontrollen utføres. Varsling til er e-postadressen til den som skal varsles om at kontrollen nærmer seg. Når her setter du hvor mange dager i forkant påminnelsen skal sendes ut. Merknader dette er et felt for utfyllende informasjon eller kommentarer.

Den ansvarlige for en kontroll vil da få en e-post et gitt antall dager i forkant av at kontrollen skal være utført. E-posten inneholder all informasjon som er definert for denne kontrollen.

Dokumentasjon av utførte kontroller:
Nå den ansvarlige faktisk har utført en kontroll, trykker han/hun på Utført i redigeringbildet.

Det at kontrollen er utført vil da bli dokumenter som en del av planen, se under Kvalitetssikring i ”front-end”: