Forutsetninger I § 2-2 i ”Forskrift om offentlege arkiv” (arkivforskriften) heter det: ”Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet”. Dette er hjemmelsgrunnlaget som pålegger offentlige organ å utarbeide arkivplaner for virksomheten. Paragrafen viser samtidig hva en arkivplan som et minimum skal inneholde. Disse minimumsrammene er ivaretatt av arkivplan.no. I § 3-20 i arkivforskriften heter det bl.a. videre: ”Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna, skal følgjande materiale alltid bevarast: […] arkivplanar, […]”. Dette betyr at når f.eks. en kommune velger å løse sitt lovpålagte krav om å ha en arkivplan ved hjelp av arkivplan.no, så må denne kommunen også gis mulighet via systemet til å lage versjoner av planen som egner seg for langtidsoppbevaring. En arkivplan er et sentralt styringsdokument for all dokumentforvaltning i offentlige virksomheter. Det er derfor naturlig at slike planer må bevares i alle sine versjoner over tid, dette fordi de på en svært god måte dokumenterer utviklings- og endringsprosesser i arkivtjenesten til offentlige forvaltningsorgan. I § 2 i arkivloven defineres begrepet dokument som ” ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring”. Dette er et såkalt åpent dokumentbegrep som har fokus på dokumentet som bærer av informasjon og som derfor samtidig åpner for at informasjonsbæreren kan oppbevares over lang tid i ulike formater, f.eks. på papir, en CD-R (Compact Disk Recordable) eller andre digitale informasjonsbærere, osv. I vedlegg 7 til kapittel IIIV i ”Riksarkivarens bestemmelser for offentlige arkiv” som er hjemlet i arkivforskriften defineres følgende formater som godkjente for langtidslagring av elektroniske dokumenter: Ren tekst - ISO 8859-1: 1998, Latin-1 TIFF - Tag Image File Format, alternativt som: TIFF, versjon 6 (Aldus/Adobe, 1992), baseline, som «multiple page» eller «single page», eller: ISO-versjonen TIFF/IT - ISO 12639: 1998. SGML - ISO 8879: 1986: Standard Generalized Markup Language, herunder subsetformatene HTML og XML PDF - Portable Document Format.

Gitt disse rammene har vi som har utviklet arkivplan.no lagt inn en såkalt ”PDF-dump” funksjonalitet i systemet. I vedlegg 7 presiseres videre følgende om bruk av PDF for langtidslagring av elektroniske dokument: ” Binær representasjon av tekst skal ikke være benyttet i PDF-filer. […]. For TIFF-og PDF-dokumenter aksepteres komprimering iht. CCITT gruppe 4 for dokumenter i svart/hvitt og LZW for dokumenter med farger/gråtoner”. I arkivplan.no ligger det altså bygget inn en funksjonalitet som på en enkel måte kan eksportere f.eks. en kommunes arkivplan over fra produksjons- og bruksformatet i arkivplan.no til ei PDF-fil. Denne PDF-fila kan kommunen så brenne over på CD-R plater og avlevere til arkivdepot for langtidsoppbevaring. Fra denne PDF-fila kan man også ved hjelp avprogrammet Acrobat Reader, som er fritt tilgjenglig på Internett, lese fila på en PC og hvis ønskelig skrive ut en papirversjon av arkivplanen.