|
Forkortelser og utrykk i ePhorte Journalposttyper:
I = Inngående brev – Kommer fra en ekstern avsender, dvs personer eller institusjoner utenfor UiO. Studenter og vitenskapelig ansatte regnes også som eksterne.
U = Utgående brev – Brev til ekstern mottaker
N = Internt notat med oppfølging – skal benyttes for korrespondanse internt ved UIO som krever et oppfølgingsansvar (dvs. at mottaker får restanse og må besvare notatet enten ved å sende et svarnotat eller ved avskrivning TE- til etterretning). X = Internt notat uten oppfølging – skal benyttes til korrespondanse internt ved UIO som kun har informativt innhold og ikke trenger oppfølging
Y = mappedokument – Brukes kun som en kladd eller en slags “gul lapp”, dvs. noe man kan slette når saken er ferdigbehandlet.
Med unntak av Y-dokumenter vil alle dokumentene følge med ved avlevering til Riksarkivet. Journalpoststatus Statusen angir på hvilket stadium i saksbehandlingsprosessen journalposten er. For å endre status, gå på journalpostmenyen (ikonet gul mappe med konvolutt) og velg ”Rediger”:
R – Reservert: Både journalposten og dokumentet er fortsatt åpent for redigering
F – Ferdig: Å endre status til Ferdig, er det samme som å ferdigstille journalposten. Det er svært viktig at dette gjøres så fort man er ferdig med posten! Dersom man huker av på ”Marker dokument som ferdig” i den lille Utfør-boksen når man produserer dokumentet, vil status på journalposten automatisk bli Ferdig.
G – Til godkjenning: Betyr at journalposten er sendt på enkel godkjenning, men leder har ikke behandlet godkjenningen ennå. Når leder godkjenner, vil status automatisk bli Ferdig.
U – Utgått/flyttet: Å endre status til U, er tilnærmet det samme som å slette journalposten. Den forsvinner ut av syne, men er ikke helt borte, sørg derfor for at eventuell skjerming er på plass.
E – Ekspedert: Det anbefales at man ikke bruker denne statusen.
J – Journalført: Denne statusen har kun arkivet tilgang til å sette. Det betyr at arkivet har gjennomgått posten og kvalitetssikret den, samt låst den for ytterligere endringer (= arkivert den). Står du fast når du bruker ePhorte ?Arkivfaglige spørsmål om rutiner eller skjerming av dokumenter tar du kontakt med arkivet ved UV.
Har du tekniske problemer, kontakt din lokale superbruker. Det samme gjelder saksbehandling i ePhorte.
Dersom din lokale superbruker ikke kan løse problemet kontakter superbrukeren eSak-hjelp sentralt. |