OffentliggjøringOffentlig journal gir grunnlag for å identifisere saker og dokumenter. Offentlighetslovens § 2 sier at "forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov". Alle registreringer for inngående (I) og utgående (U) dokumenter produsert i Namsos kommune og Midtre Namdal samkumme legges ut på kommunens hjemmeside etter at de er journalført ihht. vedtatte rutiner. Organinterne dokumenter publiseres i saker der det også er inngående og/eller utgående dokumenter i saken. Elevsaker (tilgangskode E publiseres ikke). Arkivleder/arkivet har ansvaret for å kvalitetssikre felles offentlig journal for hele kommunen. Offentlig journal sjekkes hver arbeidsdag og legges automatisk ut via publikumsmodulen på internett/hjemmesiden etter 2 dager. Journalen skal være utformet slik at den gir oversikt over alle inn (I)- og utgående (U) brev - samtidig som konfidensielle opplysninger er skjermet for innsyn. Tilgjengelighet av offentlig journalTilgjengeligheten til kommunens journaler på internett er ikke tidsbegrenset. InnsynsreglerArkivtjenesten behandler innsynsbegjæring i samarbeid med leder/saksbehandler og ekspederer kopi av saksdokumenter til presse/publikum. Offentligheten gjennomføres bare etter krav fra noen. Forvaltningen har ingen plikt til å praktisere offentlighet i den enkelte saken hvis ikke noen krever det. Følgende regler gjelder for innsyn: I følge offentlighetslovens § 2 er forvaltningens saksdokumenter offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Loven sier videre: " Enhver kan hos vedkommende forvaltningsorgan kreve å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak. Det samme gjelder journal og lignende register og møtekart til folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner." Dokumenter som er vurdert eller skal vurderes unntatt offentlighet, registreres med hjemmel og tilgangskode i ePhorte. For slike dokumenter tas det avgjørelse om innsyn i det enkelte tilfelle når det foreligger en begjæring. Forvaltningen oppfordres til å praktisere medoffentlighet. Offentlighetslovens § 2 siste ledd sier: " Forvaltningsorganet skal vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet." Dokumenter som er taushetsbelagte har forvaltningen plikt til ikke å fremlegge for offentligheten, i hvert fall ikke i sin helhet.
Parters adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter:
Etter forvaltningslovens § 18, 1. ledd har en part rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter for så vidt ikke annet følger av reglene i denne paragraf eller § 19. Dette gjelder også etter at det er truffet vedtak i saken. SikkerhetsrutineSikkerhetsrutine for behandling av publikumsmodulen ved eventuelle feil/utlegging av registreringer unntatt offentlighet: Ved feil ihht utlegging av registreringer varsles først arkivtjenesten som straks undersøker saken og retter opp feilen i sak-/arkivsystemet. Feilen rettes da straks og automatisk i publikumsmodulen. Arkivtjenestene i hver av MNR-kommunene har gjensidig ansvar for straks å informere rådmann, IT og arkivet i alle fem kommuner om sikkerhetsbruddet. |