|
Namsos kommune er definert som ett organ med 1 journalenhet. Felles postmottak:
Namsos kommune har felles postmottak for alle enheter inkl. enhetene i Midtre Namdal samkommune. Servicetorget registrerer og journalfører post (papirpost, epost) som kommer inn til felles postmottak. Dette gjelder også dokumenter/skjema som kommer direkte i sak-/arkivsystemet via integrasjoner, inkl. SvarInn.
Post som skal registreres i fagsystemer (Profil, Familia, HSPro, Visma Flyt voksenopplæring, Flyktning, Visma økonomi/lønn/regnskap, Sofie skatt, Socio) videresendes med internpostbud i lukka konvolutt til aktuell journalførende enhet for skanning. Postmottak i ytre enheter: Ytre enheter (hovedsakelig skoler og plan/byggesak) har ikke noe formelt postmottak, men skanner oftest selv de dokumenter de mottar direkte. Dette gjøres av kontorpersonalet. Elektronisk saksarkiv: Midtre Namdal samkommune, Namsos, Namdalseid, Fosnes og Overhalla, inkl. Flatanger, har felles database for sak-arkivsystemet ePhorte. All arkivverdig post (unntatt dokumenter som føres i fagsystemer) skal registreres i ephorte. Fagsystemer: Helsestasjonen, Brukerkontoret for pleie/omsorg, Flyktningtjenesten og Voksenopplæring har egne fagsystemer og har selv ansvar for å skanne og journalføre dokumenter som gjelder enkeltklienter. Fagsystemene har lagring av data i sikret sone.
Profil (pleie, omsorg) har godkjent elektronisk arkivkjerne fra 1.3.2015; Visma Samhandling Arkiv.
Visma Flyktning og voksenopplæring har godkjent elektronisk arkivkjerne fra 5.10.2017; Visma Samhandling Arkiv. Fagsystemer som ikke har godkjent elektronisk arkivkjerne må skrive ut alle arkivverdige dokumenter/journaler. For Namsos kommune gjelder dette gjelder HSPro. Interkommunalt samarbeid og kommunalt eierskap: Midtre Namdal samkommune (MNS): Medlemmer er Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla. Namsos er vertskommune. MNS har arkivansvar, dette ivaretas av Servicetorget i Namsos for alle områder unntatt for Miljø og Landbruk, der Overhalla kommune har daglig ansvar for arkivet (Overhalla også vertskommune for Miljø/Landbruk).
Namdal regionråd: Namsos kommune er vertskommune og har arkivansvaret. Består av 14 kommuner inkl. Osen. Det er opprettet en egen arkivdel: NA-REGRÅD.
Nord-Trøndelag 110-sentral: Namsos vertskommune og har arkivansvaret. Består av Namsos og 18 andre kommuner.
Namdal IUA: Namsos vertskommune og har arkivansvaret. Består av Namsos og 12 andre kommuner.
Partnerskap Namdal: Uklart hvem som har arkivansvar, men Namsos arkiverer alle dokumenter i ePhorte. Består av Namsos og 12 andre kommuner, Nord Universitet og Trøndelag Forskning og Utvikling.
Namsos brann og redning: vertskommune for Fosnes kommune. Namsos arkivansvar.
Namsos Industribyggeselskap AS (NIB): Namsos kommune eier 100 % og har arkivansvaret.
Rock City AS: Namsos kommune eier 100 % og har arkivansvaret.
. |