|
Ansatte, faste og midlertidige - arbeidsavtaler med regulativlønn (fast månedslønn) i fellesadministrasjonen Tilsettingssaker opprettes i sakarkivet i ePhorte. Tilbudsbrev registreres i tilsettingssaken av HR. Arkivtjenesten registrerer og arkiverer returnert underskrevet arbeidsavtale i personalmappen til den tilsatte (personalmappe tematisk tema arbeidsavtaler-forlengelser-opphør). Personalmappe opprettes når underskrevet arbeidsavtale kommer i retur. Alle underskrevne arbeidsavtaler oppbevares fysisk som egen serie hos arkivet. Tilbudsbrev om forlengelse av midlertidig stilling registreres og arkiveres av HR i personalmappen hos den tilsatte (personalmappe tematisk tema arbeidsavtaler-forlengelser-opphør) - ikke i den forutgående tilsettingssaken i sakarkivet i ePhorte.
Ansatte - arbeidsavtaler med timelønn i fellesadministrasjonen Tilbudsbrev registreres i en fellesmappe pr. enhet for hvert år. Arkivtjenesten registrerer og arkiverer returnert underskrevet arbeidsavtale i personalmappen til den tilsatte (personalmappe tematisk tema arbeidsavtaler-forlengelser-opphør). Personalmappe opprettes når underskrevet arbeidsavtale kommer i retur. Alle underskrevne arbeidsavtaler oppbevares fysisk som egen serie hos arkivet. For fellesadministrasjonen kan det opprettes inntil 14 samlesaker for hvert år der tilbudsbrev for nye medarbeidere registreres: stab prorektor utdanning, stab prorektor forskning, stab prorektor nyskaping, stab direktør økonomi og eiendom, stab org.direktør, driftsavdelingen, økonomiavdelingen, universitetsbiblioteket, studieavdelingen, kommunikasjonsavdelingen, personalavdelingen, IT-avdelingen, HMS-avdelingen, administrasjonstjenesten
Innleide på oppdrag via bemanningsbyrå, NAV arbeidsmarkedstiltak, tilgangsavtaler, hospitering mv - fellesadministrasjonen
I hovedsak gjelder dette personer som ikke har et tilsettingsforhold ved NTNU.
HR eller arkivtjenesten oppretter en egen sak for hvert forhold (person) i sakarkivet i ePhorte. Fysiske dokumenter sendes til arkivtjenesten for skanning, registrering og oppbevaring etter gjeldende rutiner. For detaljerte sak- og arkivrutiner om personaladministrasjon, se egne punkter i arkivplanen. |