Utskriftsvennlig versjon

Arkivansvar rådmann og arkivleder

Rådmannens ansvar

Rådmannen har ifølge § 1.1. i Arkivloven (Kommuneloven § 23), ansvaret for kommunens arkiv og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i administrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket.

Arkivleders arkivansvar og arbeidsoppgaver 

Arkivleder er administrativt underlagt rådmannen.

Ansvar

  • Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale.
  • Arkivleder skal påse at arkivvirksomheten er i samsvar med gjeldende lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
  • Arkivleder skal rapportere til nærmeste overordnede, og har plikt til å påpeke mangler og feil og påse at disse blir rettet opp.
  • Arkivleder skal være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.
  • Arkivleder er kommunens kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.

Arbeidsoppgaver

  • Arkivfaglig lederansvar for personale som arbeider med arkivarbeid.
  • Ansvar for at det gis nødvendig opplæring, veiledning og oppfølging innenfor arbeidsområdene.
  • Ansvar for at det utarbeides en helhetlig arkivplan og at denne blir vedlikeholdt.
  • Sørge for at det utarbeides instrukser og reglementer innenfor arbeidsområdene.
  • Ansvar for at det brukes godkjent arkivnøkkel og at denne til enhver tid er oppdatert.
  • Ansvar for at det brukes elektroniske sak/arkivsystemer som følger offentlige standarder.
  • Ansvar for at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk.
  • Føre tilsyn med arkivlokaler og arkivrom og skal påse at disse er i forskriftsmessig stand.
  • Ansvar for bruk og lån av materiale fra bortsettingsarkiv.
  • Innkalle til kommunens arkivforum med jevne mellomrom. Lede møtene og føre referat.
  • Ansvar for avlevering av arkiv til depot i IKA Trøndelag.
Laster...