Utskriftsvennlig versjon

Saksbehandling

Acos SvarInn
WebSak - SvarUt
Skjenkebevilling - søknad om enkeltanledning og ambulerende
Politisk saksbehandling i Meldal kommune

Hver enkelt søknad journalføres i Acos Websak.

Fortløpende saksbehandling foregår ihht:

http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/digitalisering/svarut/dette-er-mottaksservicen-svarinn/

SvarUT

SvarUT er en løsning for kommuner til formidling av digital post. Som saksbehandler i WebSak kan du gjennom SvarUT sende digital post til innbyggere, næringsliv og offentlige organ.

2. Hvordan opprette og sende dokument via SvarUT (ekspedere)

2.1 Opprette ny journalpost:

WebSak brukes som vanlig ved å opprette journalpost og skrive tittel.

Velg «Mottakere» og «Enhets-/Folkeregister»

Velg «Enhetsregisteret i Brønnøysund» hvis mottaker er bedrift/offentlig organ og «Folkeregisteret» for privat mottaker:

I folkeregisteret kan du søke med fullt navn eller etternavn. I enhetsregisteret må du søke på foretaksnavn, f eks ‘God gårdsmat’. Du får ikke treff hvis du søker på ‘gårdsmat’. Du får heller ikke treff hvis du søker på ‘Hansen’ hvis foretaksnavnet er ‘Hans Hansen’ (foretaksnavnet hentes fra Brønnøysundregistrene). Velg «Avansert søk» i begge registrene dersom flere søkefelt er ønskelig. Dobbelklikk eller merk navnet og velg ‘Til’ når du har funnet riktig mottaker. Søk opp og legg til eventuell kopimottaker i dette vinduet også. Velg ok og lagre. Lag dokumentet, sjekk inn og avslutt og sett status til F - ferdig. NB: Dersom foretaket ikke har registrert adresse i Brønnøysundregisteret, vet ikke SvarUT hvor en eventuell utskrift skal sendes. Dermed vil det kun stå «Papir» i ekspederingsvinduet. Når du så ekspederer brevet vil brevet bli sendt til utskrift på din skriver. Du må altså hente den ut og sende den i posten som vanlig. Dersom du har adressen kan du påføre denne manuelt og sende det via SvarUT som vanlig.

2.2 Avskrive en restanse ved å opprette en journalpost

 Dersom du oppretter en journalpost ved å svare på en restanse vil mottakerens adresse automatisk legges inn. Da må du søke opp mottaker i Folkeregisteret/Brønnøysundregisteret selv. Dette kan du gjøre enkelt ved å dobbeltklikke på mottakeren i mottakerfeltet:

Da vil bildet nedenfor komme opp. Pass på at mottaker er oppført med organisasjonsnummer/fødselsnummer i feltet «Off.nr». Mangler dette kan du trykke på «Søk»- knappen. Søk så opp personen der (huske å velge rett adressebok) og trykk «Velg» og «OK». Dersom det er en person som er mottaker skal det nå være huket av for personnavn

 

2.3 Ekspedere via SvarUT:

Trykk på konvolutten under ‘Vis’ eller ‘Ekspeder’ på Meny-knappen. Svar ja på spørsmålene om ‘Vil du bruke formell ekspedering’ og ‘Vil du flette på nytt?’. Da kommer ekspederingsbildet opp:

a. Forhåndsvisning av dokumentet

b. Kontrollére og evt. velg mottakere som skal ha brevet

 c. Sette hoveddokument som vedlegg (standard) eller meldingstekst

d. Oppsummering etter ekspedering (standard haket av)

e. Høyreklikk på mottaker for å endre type ekspedering hvis aktuelt (valgene er papir eller SvarUT). f. Mulighet til å sjekke filstørrelse på forsendelsen g. Klikk på knappen ‘Ekspeder’ for å starte ekspederingsprosessen

Dersom mottakers adresse mangler vil ikke SvarUt komme opp som ekspederingsalternativ under kolonnen ‘Type’ på mottakere. Dokumentet vil i så fall automatisk bli sendt til utskrift. Etter ekspedering får du opp en testrapport – denne lagres under «Tillegg» på journalposten. Denne kan du krysse ut av når sendingen er gjennomfør. Dokumentet får status E for ekspedert. Status endres til J når arkivet journalfører. Nå er du ferdig med å ekspedere dokumentet ditt. SvarUT tar over etter at du har ekspedert. Bedrifter og offentlige organ får posten i Altinn. Private får posten i Digipost eller Eboks. Private som ikke har registrert seg med Digipost eller Eboks får posten i Altinn. Der privatpersoner har reservert seg mot digital post vil SvarUT skrive ut dokumentene og sende det i posten. Bedrifter, offentlige organer og privatpersoner som ikke åpner post i Altinn i løpet av 48 timer, får automatisk utskrift sendt i posten.

3. Sende e-post eller ta utskrift

Hvis du skal sende e-post eller skrive ut kan du gjøre det på samme måte som før. Husk å svare nei på formell ekspedering. Du kan også ekspedere via ekspederingsvinduet som beskrevet i punkt 2.3, men velg da papirutskrift. Det gjør du ved å høyreklikke på type på raden til mottakeren og velg «Papir»:

4. Masseutsending – adresseliste på excel

Bruk regnearket «Masseutsending – adresseliste på excel» som er lagret på intranett under arkfanen «WebSak». Fyll ut disse kolonnene: Fornavn, etternavn, adresse1, postnr. og poststed. Lagre excel-arket på ditt hjemmeområde. Lag journalpost, skriv tittel og velg «Mottakere» og «Import». Finn excel-fila og velg «Åpne». Dersom det ikke er lagt inn fødselsnummer/organisasjonsnummer på mottaker i excelfila kan du søke fram riktig firma eller privatperson ved å dobbeltklikke på mottaker og bruke søkefunksjonen. NB! Det skal være haket av for «Personnavn» for private mottakere når du har søkt den opp. Ekspeder på samme måte som for en mottaker. Se pkt. 2 «Ekspedering» via SvarUT.

5. Begrensninger i SvarUT

- Du kan kun sende filer i pdf-format eller filer som WebSak konverterer til pdf-format (doc og docx, powerpoint, excel, xml).

- SvarUT sender ikke andre filtyper som zip, exe, msg, jpg (hverken som hoveddokument eller vedlegg). For å sende slike filer må det på forhånd legges i et worddokument av saksbehandler

 - Dokumenter skrives kun ut i A4-format (hvis mottaker ikke leser digital post)

- Hvis sendinger via SvarUT må skrives ut mister kart/tegninger o.l. riktig målestokk

- Spesielle dokumenter som krever signatur på papir, og kart/tegninger som krever riktig målestokk må sendes via e-post eller ordinær postgang.

6. Kurver for oppfølging av SvarUT-sendinger

Som saksbehandler får du kurver som viser om ekspederingen har gått bra eller ikke. Dersom det har feilet kan du kontakte arkivet for å få hjelp.

Skjenkebevilling - søknad om enkeltanledning og ambulerende

Hver enkelt søknad journalføres i Acos Websak.

Fortløpende saksbehandling foregår ihht:

Politisk saksbehandling i Meldal kommune

Rutine for saksbehandling i Meldal kommune

Denne rutine gjelder for alle som forbereder saker til de folkevalgte organer i Meldal kommune.

Bakgrunn i lovverk

Kommunelovens kapittel 4 – kommunens og fylkeskommunens administrasjon:

§ 23 - administrasjonssjefens oppgaver og myndighet, 2. ledd:

”Administrasjonssjefen (rådmannen) skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.”

Den kommunale forvaltningsordning er basert på et folkestyre hvor de folkevalgte skal kunne konsentrere sin oppmerksomhet om den overordnede politiske styring av virksomheten. Rådmannens hovedfunksjoner er i denne sammenheng å fungere som administrasjonens leder og sørge for forsvarlig saksforberedelse og iverksetting av vedtak. Rådmannen har både rett og plikt til å påpeke eventuelle rettslige feil og mangler ved avgjørelser i de folkevalgte organ. Loven sier at rådmannen i betydelig omfang kan overdra det praktiske ansvar for saksforberedelse til ansatte i administrasjonen. Det innebærer at disse forestår saksforberedelsen og legger saken fram for vedkommende folkevalgte organ, på rådmannens vegne.

Dette følger dermed samme prinsipp som delegasjonsbestemmelsene; all delegasjon fra de folkevalgte organ delegeres til rådmannen, som videre kan delegere dette til underordnede. Disse vil da utøve myndighet på rådmannens vegne og ansvar. Dette ut fra prinsippet om enhetlig ledelse og klare kommandolinjer og ansvarsforhold.

Kommunelovens kapittel 6 – saksbehandlingsregler i folkevalgte organer:

§ 32 om fastsetting av møter – sakliste – innkalling – møteledelse, 2. ledd:

”Lederen av det folkevalgte organ setter opp sakliste for det enkelte møte. Innkalling til møtet skal sendes organets medlemmer med høvelig varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles.”

Det er ordfører og dernest den politiske lederen for det enkelte utvalg som avgjør hvilke saker som skal settes på den politiske dagsorden. Lover avskjærer ikke at men lar administrasjonen (rådmannen) utarbeide forslag til dagsorden for møtene, men dette vil ikke kunne danne grunnlag for innkalling uten lederens godkjenning.

Innkalling og sakliste bør avpasses organet og saksmengden, og må gå ut i så god tid at medlemmene har mulighet til å sette seg inn i sakene før møtet – normalt 4 – 5 virkedager før møtet.

Som hovedregel skal saksdokumentene følge utsendelsen av innkallingen.

Saksdokumentet; oppnevnelse av saker og arbeidsflyt

Når saksbehandlere mottar henvendelser/informasjon som krever politisk behandling, skal det avtales med rådmannen (alternativt den rådmannen har delegert ansvaret til) om at saken må forberedes til politisk behandling.

Saksdokumentet skal inneholde følgende momenter:

  • Vedlegg
  • Saksopplysninger
  • Saksbehandlers vurdering
  • Økonomiske konsekvenser
  • Konsekvenser for klima- og økonomi
  • Rådmannens forslag til vedtak

Saksopplysninger

Skal inneholde alle opplysninger som er nødvendig for å danne det korrekte bildet på saken. Opplysningene skal gis på nøytralt grunnlag og klart tilhøre saken. Det skal være samsvar mellom saksopplysninger og eventuelle vedlegg som følger med saken.

Saksbehandlers vurdering

Her skal saksbehandler kunne gi en egen, selvstendig vurdering. Vurderingen må ha sammenheng med de momenter som er gitt i saksopplysningene – her skal det være samsvar.

Vurdering av konsekvenser for

· Økonomi

For alle saker skal det tas stilling til de økonomiske konsekvensene saken har.

· Klima- og energi

Kommunestyret vedtok i 2009 Klima- og energiplan. Denne skal implementeres i all kommunal saksbehandling.

Rådmannens forslag til vedtak

Som saksbehandler er du gitt det praktiske ansvar for saksforberedelsen og er gjennom saksbehandlers vurdering gitt mulighet til å selvstendig synspunkt i den enkelte sak.

Når det gjelder forslag til vedtak, skal dette diskuteres med og godkjennes av rådmannen, før saken legges fram for det politiske organet. Det er rådmannen som avgjør ordlyden i forslaget til vedtak.

Forslag til vedtak skal være tydelig og kunne forstås på selvstendig grunnlag, uten at man i ettertid er avhengig av å lese hele saken for å forstå forslag til vedtak.

I forslag til vedtak som inneholder økonomiske konsekvenser, skal budsjettreguleringen dette medfører framgå tydelig.

Godkjenning og utsendelse av saksdokumenter

Rådmannen skal godkjenne alle saker. For å kunne sette seg inn i sakene, skal sakene oversendes rådmannen senest 7 virkedager før møtet i utvalget.

Som hovedregel skal saksdokumentene følge utsendelsen av innkalling og sakliste. Utsendelsen kan avpasses utvalget og saksmengden og praksis i vår kommune vil være som følger:

Til formannskap og hovedutvalg:

Utsendelse senest 4 virkedager før møtet avholdes.

Gjeldende praksis er at disse utvalgene har tirsdag som møtedag – utsendelse skal da skje senest torsdag før møtet – før posten avhentes eller før lunsj dersom utsendelse skjer pr 
e-post.

Utvalgssekretær skal ha alle saker i hende senest dagen før utsendelse.

Til kommunestyret:

Utsendelse senest 5 virkedager før møtet avholdes.

Gjeldende praksis er at disse utvalgene har torsdag som møtedato 
– utsendelse skal da skje senest fredag før møtet – før posten avhentes.

Utvalgssekretær skal ha alle saker i hende senest dagen før utsendelse.

Saksbehandling for Arbeidsmiljøutvalget:

Det er en egen forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg FOR 1977-04-29 nr 07: Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg.,

Saksbehandlingen er omtalt i §10;

§ 10 Saksbehandlingen i arbeidsmiljøutvalget;

Utvalget tar opp spørsmål på eget initiativ eller etter anmodning fra et verneombud. Enhver annen arbeidstaker kan også henvende seg til utvalget med et arbeidsmiljøproblem.

Utvalget drøfter de saker de behandler, først med sikte på å oppnå enighet. Finner ikke utvalget fram til en løsning medlemmene kan bli enige om, skal det foretas avstemning.

Det skal skrives referat fra møtene i arbeidsmiljøutvalget. Ved avstemninger skal både flertallets og mindretallets standpunkt protokolleres.

Saksbehandlingen for AMU i Meldal kommune;

Dersom det skal legges fram dokumenter til AMU fra saksbehandler i kommunen skal det følges vanlige saksbehandlingsregler, men det skal ikke foreligge saksbehandlers vurdering eller "rådmannens forslag til vedtak".

Saker skal være levert sekretær for AMU (personalkontoret) innen 10 dager før møtet.

Det er AMU's sekretær som har ansvar for møteinnkalling og referat fra møter i AMU.

Laster...