Utskriftsvennlig versjon

Postbehandling

Mottak av sms
Mottak av e-post
Mottak av elektroniske skjema
Innsyn i kommunalt arkivmateriale - presse/publikum
Mottak, sortering og registrering av post sentralt
Anbud
Postrutiner helsetun/hjemmetjenesten
Postrutiner hjelpetjenesten
Postrutiner skolen

Mottak av sms

Når saksbehandler mottar sms må se sende den videre på sin e-post slik at den konverteres i det elektroniske arkiv.

Mottak av e-post

Sentralt postmottakpostmottak@meldal.kommune.no er Meldal kommunes offentlige e-postadresse og e-post til denne adressen behandles på samme måte som papir post, det vil si at all arkivverdig epost skrives ut og legges i den fysiske saksmappen.Mottak av arkivverdig e-postServicekontoret åpner epost til sentralt postmottak, journalfører arkivverdig e-post i WebSak, oppretter saksmappe, skriver ut e-posten og sender mappa til saksbehandler.Mottak av ikke arkivverdig e-postIkke arkivverdig e-post videresendes til rette vedkommende.

Mottak av elektroniske skjema

Elektroniske skjema kommer direkte inn i Acos Mottak og journalføres av i WebSak av servicekontoret. 

Innsyn i kommunalt arkivmateriale - presse/publikum

Henvendelser til postmottak vedr. innsyn.
Innsynsbegjæringer fra presse/journalister m.fl. registreres i arkivsystemet Acos Websak, og blir besvart fortløpende av servicekontoret.

Anmodning om innsyn mottas helst skriftlig pr. brev eller mail til: 
Meldal kommune
Kvamsveien 2
7336 Meldal
postmottak@meldal.kommune.no 
Tlf. 72 49 51 00

Spesifiser følgende så godt som mulig:

Hva ønskes det innsyn i: 
Arkivskaper, innhold - hva som ønskes å få opplyst, navn, evt. navneendringer, f.nr, tidligere adresse(r), evt. foreldres navn og årstall.

Navn på institusjon og/eller person som bestiller: 
Navn, adresse, tlf.nr, e-post adresse.

Innsyn i personsaker 
Ønskes det innsyn i personopplysninger må legitimasjon forevises. Dersom advokat eller annen fullmektig henvender seg til oss forlanges også signert fullmakt.
Det er viktig å oppgi alle tilgjengelige opplysninger som kan lette framfinningsarbeidet.
Selve innsynet kan skje enten hos sentralt arkiv, den instansen som har produsert arkivmaterialet, IKA Trøndelag eller hos oppnevnt fullmektig eller advokat. 
Dokumenter kan også sendes pr.post.

Frister
Dokumenter som kan offentliggjøres skal være hos journalisten (eller den som ønsker innsyn) så snart som mulig, og senest tre dager etter at henvendelsen er mottatt.

HUSK AT HOVEDREGELEN ER AT DOKUMENTER ER OFFENTLIGE

(Off.loven § 2)Parter i en sak vil dessuten ha utvidet rett til innsyn med hjemmel i Forvaltningsloven.

Eksempler på noen vanlige årsaker til å unnta dokument fra offentlighet:

Offentlighetslovens § 5a - (skal-bestemmelse):
Taushetsbelagte opplysninger - er den vanligste årsaken til at dokumenter (eller deler av det) unntas offentlighet. Her er det et direkte forbud mot offentliggjøring. Når dokumenter unntas med hjemmel i offentlighetsl. § 5a, skal det alltid vises til hjemmelen for den lovbestemte taushetsplikten. Eks. "U.off., off.l. § 5a, jfr. forvaltn.l. § 13". Andre bestemmelser der det er lovbestemt taushetsplikt er f.eks. Sosialtjenestel. § 8-8, Barnevernl. § 6-7, Helsepersonell. § 21.
Husk: Det er bare de taushetsbelagte opplysningene som skal unntas, resten av dokumentet kan være offentlig (på nærmere angitte vilkår, se bestemmelsens 2. ledd).

Offentlighetslovens §5 - (kan-bestemmelse):
a) Arbeidsdokument - etter § 5, første ledd vil dokumenter som et forvaltningsorgan har utarbeidet for sin interne saksforberedelse kunne unntas. Eks. notater, forslag til innstilling, kommentarer om enkeltpunkter utarbeidet som hjelp til den som skal treffe avgjørelsen

b) Intern saksforberedelse , etter § 5, andre ledd kan dokumenter for den interne saksforberedelse unntas offentlighet når de er utarbeidet av et underordnet organ for det overordnede organs saksforberedelse. Dette kan også gjelde uttalelser innhentet utenfra, fra rådgivere eller særlige sakkyndige.

Innstillinger fra administrasjonen til et folkevalgt organ er i utgangspunktet ikke omfattet.

Offentlighetslovens § 6- (kan-bestemmelse) Unntak på grunn av dokumentets innhold : 
Bestemmelsen ramser opp ulike typer dokument som kan unntas fra offentlighet. For alle disse gjelder at det kreves en konkret vurdering fra vår side i det enkelte tilfelle.
De mest aktuelle for oss er dokumenter som gir opplysninger om:
Nr. 2 a - av hensyn til kommunens økonomi-, lønns- eller personalforvaltning.
Nr. 2 b - av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av økonomiske rammeavtaler med næringslivet.
Nr. 4 - ansettelse eller forfremmelse i off. tjeneste. Dette gjelder likevel ikke søkerlisten.
Nr. 5 - anmeldelse/rapport om lovovertredelse.

Husk: Prinsippet om meroffentlighet i off.l. § 2, 3.ledd:
Når det gjelder kan-bestemmelsene er vi forpliktet til alltid å vurdere om dokumentet likevel bør gjøres kjent, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas offentlighet.

Postmottak

Meldal kommune har ett postmottak lokalisert til Servicekontoret i rådhuset.

Mottak og sortering av post sentralt

Sortering av post:

Personlig adressert post skal leveres uåpnet til rette vedkommende. Om et personlig adressert brev er til administrasjonen, har mottaker ansvar for at det straks blir levert servicekontoret for journalføring.

Klient- og pasientpost skal gå uåpnet til fagavdelingene.

Post adressert til kommunen v/N.N. åpnes av arkivet, stemples og registreres i Meldal kommunes saksbehandlersystem.

Regninger, fakturaer m.m. skal gå til økonomiavdelingen for skanning og videre behandling. Rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til økonomiavdelingen.

Posten skal deles i informasjons- og sakspost.

Følgende blir regnet som informasjonspost: Trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter fra andre. Informasjonspost er arkivuverdig materiale og skal derfor ikke arkivlegges. 

Post som blir gjenstand for saksbehandling blir regnet som sakspost. 

Rekommandert sending hentes (i henhold til fullmakt) av ansatte ved Servicekontoret. Rekommandert post blir underlagt ordinær postbehandling

Saksposten skal behandles på følgende måte:

Inngående post:

  • All sakspost skal stemples og registreres i kommunens saksbehandlersystem i samsvar med instruks for journalføring
  • Posten skal klassifiseres, og arkivnummer og eventuelle andre arkivreferanser føres på dokumentet
  • Sakspost skal deles i offentlig- og ikke offentlig post. Dokumenter unntatt offentlig innsyn skal stemples «unntatt offentlighet». Referanse til hjemmel for unntak skal føres på dokumentet.
  • Klient-/pasientpost skal føres i egne fagsystem ut i enhetene.
  • Saksbehandlerinitialer og saksnummer/dokumentnummer skal føres på dokumentene.
  • Arkivtjenesten skal på forespørsel finne frem eventuell saksmappe og registrere utlån av mappa.

Utgående post:

  • ALL utgående post, inkl. elektronisk post, skal registreres i saksbehandlersystemet. 
  • Utskrift av utgående brev skal arkiveres i saksmappe i saks- eller spesialarkiv. Alle utgående dokumenter i saksbehandlingssystemet skal som hovedregel sendes via SvarUt og inneholder opplysninger om at brevet er godkjent med elektronisk signatur
  • Opplysninger unntatt offentlighet er godkjent for sending via SvarUt

Offentlig journal:

Det skal produseres postlister (løpende journal) over alle inn- og utgående dokumenter. Offentlig journal skrives ut som informasjon til presse og publikum. 
Offentlig journal utformes på samme måte som løpende journal, men avskjermer dokumenter som er unntatt offentlig innsyn.
Intern postliste inneholder både saker som er unntatt og ikke unntatt offentlighet.
Offentlig postliste legges ut på kommunens hjemmeside med en dags forsinkelse.

Innkommet anbud

 

 

Behandling av mottatte anbud, hjemmel skal være Ofl. §23, Jf Fl. §13.

  • Mottatte anbudsdokumenter pr post/personlig leveranse skal komme i tydelig merka konvolutt/pakke. Denne skal ikke åpnes, påføres stempel med dato og klokkeslett for mottatt og oppbevares i låst skuffe/skap inntil anbudsåpning.
  • Mottatte elektroniske anbudsdokumenter til opprettet adresse anbud@meldal.kommune.no (http://webmail.meldal.kommune.no/) besvares automatisk fra Meldal kommune anbud med følgende tekst - Din henvendelse er mottatt. Dokumentene vil bli åpnet i henhold til anbudsutlysningen.
  • Ved anbudsåpning leveres alle anbudsdokumenter, alt innkommet pr post/personlig levereranse samt videresende alle elektroniske anbudsdokumenter kommet til epost anbud@meldal.kommune.no til ansvarlig for anbudet.
  • Åpnet/ikke merket anbud legges tilbake i konvolutten og forsegles med tape. Konvolutten merkes med følgende tekst: Åpnet av Servicekontoret ved NN, dato og klokkeslett. Det blir laget en nummerert liste over alle innkomne anbud/pakker.
  • Etter anbudsåpning journalføres alle innkomne anbud
  • Det anbudet som blir antatt, skannes og journalføres i sin helhet. De andre anbudene blir oppbevart til klagefristen er utgått.

Postrutiner helsetun/hjemmetjenesten

Kommunenavn

 

Meldal

Navn på rutine:. Daglige postrutiner

 

Avd/enhet: Meldal Helsetun/Hjemmetjenesten

Funksjon:

Inngående/utgående post

 

Opprettet:

28.09.12

Sist revidert:

Antall sider: 1

 

Dato/sign

28.09.12.

Rigmor/Toril

 

 

 

 

 

Oppgave

 

Ansvarlig

Inngående post

Post blir levert kontoret fra postverket en gang pr. dag + at vi får levert intern post en gang daglig.

 

Post vedr. bruker: søknader, prøvesvar, epikriser etc.

- datostemples

- registreres i Cos Doc

- legges i posthylle til saksbehandler

Post vedr. ansatt: permisjoner, div. søknader, brev etc.

- datostemples

- scannes og legges inn i WebSak

- legges i posthylle til saksbehandler

Reklame, tidsskrifter etc. legges i hylle til aktuelle seksjonsleder eller avdeling.

Evt. faktura sendes økonomiavdelingen.

Sekretær

Sekretær

Utgående post

Blir levert en gang daglig til Rådhuset, Servicekontoret.

Post vedr. bruker: vedtak, brev etc.

- Saksbehandler legger det ferdige dokumentet i hylle ”videre ekspedering” og anfører evt. hvem som skal ha kopi.

- Sekretær tar nødvendige kopier og sender original til bruker og kopi i brukerjournal.

Post vedr. ansatt: div. brev, svar på søknader etc.

- Saksbehandler legger der ferdige dokumentet i hylle ”videre ekspedering” og anfører evt. hvem som skal ha kopi.

- Sekretær tar de nødvendige kopier og sender kopi til personalmappe i Rådhuset. Dersom original en har rødstempel, sendes denne til Rådhuset for arkivering.

Sekretær

Sekretær

 

 

Merknader/referanser:

Postrutiner hjelpetjenesten

Kapittel

 

 

Postbehandling

Gjelder avd./arbeidsområde:  

Hjelpetjenesten

Neste revisjon:  

nr.

Godkjent av:  

 

Dato

Ansvarlig for oppfølging:

  Sekretær

 Mål for

 tiltaket:

 

 

Sikre rask og riktig saksgang av posten

 

Tekst/Aktivitet

Referanse

Lov/Forskrift

2. Prosedyre:

 

 

 

  • Inngående faktura sendes til økonomiavd, for skanning
  • Post vedr. brukere

 - Stemples med datostempel

 - Registreres i Acos CosDoc

 - Legges i posthyllene til saksbehandlerne

 etter registrering

  • Generell post (unntatt reklame, tidskrifter og uaktuelle kurstilbud)

 - stemples med datostempel

 - registreres Acos Websak

- skannes i Acos Websak

- sendes til arkiv i Rådhuset etter skanning/behandling i Acos Websak

Post som kommer direkte til helsestasjon, barnehager og skole behandles på samme måte

Acos CosDoc

Acos WebSak

 

4. Merknader:

 

 

 

 

 

 

Postrutiner skolen

Kapittel

 

Postbehandling

Gjelder avd./arbeidsområde:  

Meldal Barne- og Ungdomsskole

Neste revisjon:  

nr.

Godkjent av:  

 

Dato

Ansvarlig for oppfølging:

  

Skolesekretær

Mål for

tiltaket:

 

 

Sikre rask og riktig saksgang av posten

 

Tekst/Aktivitet

Referanse

Lov/Forskrift

2. Prosedyre:

 

 

 

Inngående post

Post blir levert skolen fra postverket en gang pr. dag samt at vi henter intern post en gang daglig.

 

Post vedr. elever: søknader, møtereferater, møteinnkallinger osv.

- datostemples

- scannes og registreres i elevmappa i Acos Websak

- legges i posthylle til saksbehandler

Post vedr. ansatt: permisjoner, søknader, brev etc.

- datostemples

- legges i posthylle til saksbehandler

Reklame, tidsskrifter etc. legges i hylle til aktuelle mottaker.

Inngående faktura sendes økonomiavdelinga for scanning.

Utgående post

Blir levert en gang daglig til Rådhuset, Servicekontoret.

Post vedr. elev: vedtak, brev etc.

- Saksbehandler legger det ferdige dokumentet i hylle til skolesekretær.

- Skolesekretær tar nødvendige kopier og sender original til mottakere og kopi i elevmappe.

 

Post vedr. ansatt: div. brev, svar på søknader etc.

- Saksbehandler legger der ferdige dokumentet i hylle til skolesekretær.

- Skolesekretær tar de nødvendige kopier og sender kopi til personalmappe i Rådhuset. Dersom originalen har rødstempel, sendes denne til Rådhuset for arkivering.

Acos Websak

 

4. Merknader:

 

 

 

 

Laster...