Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Felles postmottak

Arkivtjenesten i Meldal kommune er organisert med felles postmottak og sentralarkiv for avdelingene på Rådhuset. Det er servicekontoret ved rådhuset som registrerer og journalfører posten som kommer til felles postmottak. Det samme gjelder for kommunens epost postmottak@meldal.kommune.no. 

Postmottak i sektorene

Meldal helsetun, Løkken barnehage, Storås barnehage, Grefstad barnehage, Å barnehage og Meldal barne- og ungdomsskole har postmottak på egen enhet. De registrerer mottatt post selv eventuelt leverer Servicekontoret for registrering.

Fellesarkiv

Arkivtjenesten er organisert som fellesarkiv for saksarkivet for hele kommunen. Sektorene har sine spesialarkiv plassert i egen enhet. 

 Servicekontoret for sentralarkivet ansvar for å

  • opprette nye mapper
  • hente fram saker som åpnes på nytt
  • ta ut offentlige journaler til publikum mm
  • plassere avslutta arkivsaker riktig i arkivet

Papirarkiv/Journalenhet

Arkivet i Meldal kommune er organisert som papirarkiv med registrering i sak- og arkivsystemet Acos WebSak. Alle arkiv er kategorisert som papirarkiv selv om det over tid har vært brukt elektroniske hjelpemiddel i saksbehandling og arkivering. Når et offentlig organ har både papirbaserte og elektroniske  og med følgende journalenhet:

System:            Kontor 2000
Arkiv:               PM 
Betegnelse:      Postmottak
Fra dato:          01.01.1999
Til dato:            01.01.2005

System:            Acos WebSak
Arkiv:               PM 
Betegnelse:      Postmottak
Fra dato:          01.01.2005
Til dato:  

Arkivskapere i Meldal kommune

Følgende arkivskapere bygger opp og vedlikeholder arkivserier i samsvar med regler og forskrifter:

Sentralarkiv:

  • Saksarkiv for hele kommunen, inkl. landbruk Orkdal kommune
  • Eiendomsarkiv for hele kommunen inkl gnr/bnr landbruk Orkdal kommune
  • Personalarkiv
  • Offentlig journal
  • Møtebøker

Andre:

  • Meldal helsetun, klientarkiv
  • Hjelpetjenesten, klientarkiv
  • Helsestasjon, 
  • Legekontoret, kommunelegen
  • Meldal barne- og ungdomsskole, elevmapper
  • Løkken barnehage, barnehagemapper
  • Storås barnehage, barnehagemapper
  • Grefstad barnehage, barnehagemapper
  • Å barnehage, barnehagemapper
  • NAV, klientarkiv

Arkivdeler:

Arkivdel

Betegnelse

Ordningsprinsipp

ELEV

Elevarkiv

FNR

FA

Fellesarkivet, en arkivdel for hele kommunen – K-koder

FE

GARD

Gårds- og bruksnummer for Meldal

GNBR

O_FA

Fagklasser for landbrukseiendommer i Orkdal (Orkla Landbruk)

FA

O_GARD

Gårds- og bruksnummer for landbrukseiendommer i Orkdal (Orkla Landbruk)

GNBR

Orkland

Fellesarkivet (1. periode)

FE

Perm

Arkivert i perm på saksbehandlers kontor

FE

PERS

Personalarkiv – papirarkiv kun for innsyn

FNR

Personal

Personalmappe - elektronisk arkiv

FNR

PLAN

Plansaker

FE

BARNEMAPPER

Barnehagemappe i den enkelte barnehage - kun papir

FNR

 

Elektroniske pasient- og personopplysninger i fagsystem

Bestemmelser som regulerer en kommunes behandling av pasient- og personopplysninger:

  • EUs personvernforordning (GDPR)fra ultimo mai 2018
    - Personopplysninger artikkel 6
    - sensitive opplysninger artikkel 9 nr 2
  • Personopplysningsloven
    - §13 og §16
  • Forskrift om personopplysninger
    - §2-11
  • Helseregisterloven
    - §13 og §16
  • Sosialtjenesteloven
    - §2-1
  • Opplæringsloven
Laster...